Sehr geehrte Damen und Herren

von Thomas H. Jäkel

 

 

Mit dieser einfachen und zunächst unverfänglichen Anrede wurde ein Geschäftsbrief an verschiedene Firmen in Thailand versandt. Dabei hatte man sich ganz besondere Mühe mit der Formulierung und dem Angebot gegeben und auch entsprechend professionelle Broschüren beigelegt, so dass der kundige Empfänger auch sicherlich gleich verstehen wird, worum es geht und für wen der Inhalt dieses Briefes von besonderer Bedeutung ist. Geraume Zeit verstreicht und die erwartete Antwort bleibt natürlich aus. Da es sich auch noch um ein besonders günstiges Angebot handelt, lässt man also zunächst einmal die erfahrene Sekretärin beim Kunden anrufen, um zu erfahren wie es denn nun um dieses Schreiben steht. Dies wird auch gleich ausgeführt und die Antwort ist verblüffend einfach und verständlich. Zum einen habe man dieses Schreiben nie erhalten und wenn es erhalten wurde, dann nicht an der richtigen Stelle, denn eine solche Anrede sei ja doch zu ungenau, an keine Person gerichtet und damit dem Papierkorb zu opfern. Es könne jedoch auch sein, dass die Sekretärin des Kunden dieses Schreiben auch ganz einfach als uninteressant bewertet habe und ihrem Chef gleich gar nicht vorgelegt hat. Das könne natürlich auch passieren, wenn das Schreiben direkt an den Geschäftsführer gerichtet sei. So sei das eben hier und jeder wisse das!

 

Jeder? Warum hat dann die eigene Sekretärin nicht gleich etwas gesagt? Auch dies ist natürlich ganz einfach: „Sie haben ja nicht danach gefragt!“ Auch das ist natürlich verständlich und lässt nun nur noch die Frage offen, was wäre denn nun richtig gewesen?

 

Die Antwort darauf ist gar nicht so einfach und erfordert eine genaue Überlegung, welche Produkte oder Leistungen angeboten werden und wer genau beim Kunden die richtige Zielgruppe ist. Leider sind in vielen Fällen drei Schritte notwendig, um eine solch einfache Aktion erfolgreich abzuschließen: Besuchen oder Anrufen – Versenden – nochmals Anrufen. Beim Versenden sollten sie jedoch beachten, dass die hiesige Post nicht immer pünktlich und schon gar nicht alles ausliefert. Nun gut, auch ausländische Chefs sind ja lernfähig und doch, einige Fragen bleiben bis tief in die Nacht unbeantwortet. Warum hat mir meine Sekretärin das nicht gleich gesagt? Bekomme dann auch ich nicht alle Post und wie kann ich mein Produkt und meine Leistungen dann erfolgreich beim Kunden anbieten?

 

Auch wenn ihnen dies alles auch in Europa passieren kann, so verweist dieses Beispiel jedoch auf gewisse Besonderheiten in der thailändischen Geschäftswelt. Verantwortungen und Entscheidungswege sind in thailändischen Firmen in vielen Bereichen anders geregelt und erfordern eine genaue Beachtung, will man schließlich doch erfolgreich ans Ziel kommen. Beim Erstkontakt empfiehlt es sich immer wieder direkt und persönlich die Geschäftsleitung anzusprechen, da ihr Anliegen von dort aus an die richtige Stelle weitergeleitet wird. Dies liegt daran, dass Entscheidungen ohnehin nur auf höchster Ebene getroffen werden und es für den Sachbearbeiter mit Mühe verbunden ist diesen Weg für sie zu gehen. Hat die Leitung jedoch das Angebot ihrer Firma schon einmal für beachtenswert gehalten, dann ist der Sachbearbeiter ja nun mit der weiteren Prüfung betraut worden und hat damit auch zumindest eine gewisse Verantwortung erhalten. Beim Zweitkontakt sollten sie sich jedoch zunächst unbedingt an den Sachbearbeiter halten, da dieser sich ansonsten übergangen fühlt und mit aller Wahrscheinlichkeit ihr Anliegen nicht unterstützen wird.

 

Aus dieser Tatsache ergibt sich auch die Erklärung, warum allgemein gehaltene Produktinformationen oder Angebote oft nie einen Adressaten erreichen und leider im Aktenschrank oder gar im Papierkorb enden. Zum einen haben viele Sekretärinnen die Anweisung unwichtige Angelegenheiten von ihren Chefs fernzuhalten und bei Bedarf nach eigener Einschätzung an andere Abteilungen zu delegieren. Dies erfordert zunächst, dass die Sekretärin von der Wichtigkeit überzeugt ist oder diese in erster Linie zumindest erkennen kann. Sollte, wie in unserem Beispiel, das Schreiben allgemein gehalten sein, so erreicht es zumeist nicht einmal das Sekretariat der Geschäftsleitung und ist damit auch nie erhalten worden.

 

Auf diese Weise werden täglich Informationen „verteilt“ und es erfordert eine genaue Strategie wie und auf welche Weise der Kunde am besten zu erreichen ist. Das Verständnis interner Entscheidungswege ist dabei genau so wichtig wie der Aufbau persönlichen Kontakts mit dem Kunden. Der erste Anruf bei der Sekretärin kann gewährleisten, dass ihr Schreiben in jedem Falle sofort auf den Tisch des richtigen Managers kommt und dies eventuell noch mit einer kurzen Empfehlung. Dazu kommt natürlich die äußere Form und, wenn ihr Angebot dann endlich gelesen wird, der Inhalt.

 

Gehen sie aber nun besser nicht davon aus, dass sich der Kunde von sich aus bei ihnen meldet. Dies ist eher nicht typisch und erfordert den dritten Schritt: sie müssen sich melden, ihre Wertschätzung zeigen und die Sache von da aus ständig weiter verfolgen.

 

Sollten sie selbst das Gefühl haben, dass sie nicht alle Post bekommen oder andere Dinge nicht so ausgeführt werden wie sie das wollen, dann sollten sie ihre eigenen Anweisungen nochmals gründlich prüfen und überdenken. Dabei sind viele Dinge zu beachten und es kann sicherlich nicht schaden, wenn sie sich im Einzelfall entsprechend beraten lassen.